Grundsätze der Datenverarbeitung

der Schröder & Busse GbR

und

des Notars Dr. Dennis Eifert

 

Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil Sie sich über unseren Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren wollen. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar. Diese sind dabei zunächst in einen Allgemeinen Teil und einen Besonderen Teil aufgeteilt. Der Besondere Teil liefert für bestimmte Verarbeitungen ergänzende Erklärungen. Sofern im Text der Begriff „Daten“ verwendet wird, sind jeweils allein personenbezogene Daten im Sinne der DS-GVO gemeint.

I. Allgemeiner Teil

1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Schröder & Busse GbR, vertreten durch Rechtsanwalt und Notar a.D. Dieter Busse, Rechtsanwalt und Notar Dr. Dennis Eifert, Rechtsanwältin Milkica Romic (im Folgenden: Schröder & Busse GbR), Mainzer Landstraße 69 – 71, D-60329 Frankfurt am Main, Deutschland E-Mail: legal@schroederbusse.de., Telefon: +49 (0)69 – 756087-50 Fax: +49 (0)69 – 756087-91

Notar Dr. Dennis Eifert mit Amtssitz in Frankfurt am Main, Mainzer Landstraße 69 – 71, D-60329 Frankfurt am Main, Deutschland E-Mail: legal@schroederbusse.de., Telefon: +49 (0)69 – 756087-50 Fax: +49 (0)69 – 756087-91

Sie finden weitere Informationen in unserem Impressum auf unserer Internetseite: https://www.schroederbusse.de/impressum/

2. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DS-GVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DS-GVO und Art. 14 Abs. 4 DS-GVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt insbesondere,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
• um die beauftragte notarielle Tätigkeit im Rahmen der Ausübung des öffentlichen Amtes des Notars erbringen zu können (u.a. Erstellung von Urkundsentwürfen, Durchführung von Beratung, Beurkundung und Vollzug von Urkundsgeschäften aufgrund der bestehenden berufsrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Bundesnotarordnung);
• zur Korrespondenz mit Ämtern und Behörden im Rahmen notarieller Angelegenheiten (Grundbuchämter, Handelsregister, Standesämter, Finanzämter etc.)
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DS-GVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO
• Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO)
• Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)

Die Amtstätigkeit des Notars erfolgt in Wahrnehmung von Aufgaben, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegen und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit e DSGVO)

Im Rahmen notarieller Tätigkeiten kann zudem für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Verpflichtung nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO bestehen (u.a. zur Anzeige bei Finanzämtern (einschließlich Grunderwerbssteuerstelle), Handelsregistern, Grundbuchämtern oder Standesämtern (u.a. bei Urkundstätigkeiten, die erbrechtliche Wirkungen haben) oder nach den bestehenden Geldwäschevorschriften. Ansonsten müsste der Notar die Übernahme des Amtsgeschäftes ablehnen.

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DS-GVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft, über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Die für die anwaltliche Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte gespeichert, d.h. sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, und danach gelöscht.

In Bezug auf notarielle Tätigkeiten gelten folgende Aufbewahrungsfristen gemäß § 50 Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV):

Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

• für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre,
• für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre,
• für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente 30 Jahre,
• für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der Sondersammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente 7 Jahre,
• für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und
• für die in der Generalakte verwahrten Dokumente 30 Jahre.

Der Fristbeginn berechnet sich nach § 50 Abs. 2 NotAktVV. Für Unterlagen, die vom 1. Januar 1950 bis zum 31. Dezember 2021 erstellt wurden, gelten abweichend die Aufbewahrungsfristen gemäß § 51 NotAktVV. Abrufbar auf dem Gesetzesportal des Bundesministeriums für Justiz.

5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwalts- und Notargeheimnis bleibt unberührt. Dies gilt auch für die Mitarbeitende der Kanzlei und des Notars sowie die sonstigen Beauftragten. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwalts- und Notargeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen. Ungeachtet dessen bleibt die gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe unberührt.

Eine Verpflichtung zur Weitergabe kann im Notariatsverhältnis insbesondere gegenüber der Finanzverwaltung, öffentlichen Registern, wie Grundbuchamt, Handelsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, aber auch Gerichte, in Nachlass- und Betreuungsangelegenheiten (Gerichte und Behörden) und im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht zur Weitergabe an die Notarkammer bzw. Dienstaufsicht, die wiederum der Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in unseren Räumlichkeiten verarbeitet, sofern im Folgenden keine spezielleren Angaben gemacht werden.

7. Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DS-GVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

8. Unsere Datenschutzbeauftragte

Der Datenschutzbeauftragte der Kanzlei Schröder & Busse GbR sowie des Notars Dr. Dennis Eifert erreichen Sie unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

Datenschutzbeauftragter RA B. Rudolph
advokIT Rechtsanwälte und Datenschutzbeauftragte
Stellvertretender Datenschutzbeauftragter RA P. Weißmann

Riemenschneiderstr. 4
55543 Bad Kreuznach

E-Mail: datenschutz@kanzlei-weissmann.de

 

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

II. Besonderer Teil

Für die weiteren Verarbeitungen gelten in Ergänzung zum Allgemeinen Teil die folgenden Besonderheiten.

1. Besuchende der Webseite

Hinweise über die spezifische Datenverarbeitung auf der Webseite und in den Sozialen Medien finden Sie unter der Datenschutzerklärung der jeweiligen Webseite.

2. Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare

Wir nutzen Microsoft Teams, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Anbieter ist:

• „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Schröder & Busse GbR bzw. der Notar Dr. Dennis Eifert.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite eines Tools aufrufen, ist der Tool-Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung jedoch nur erforderlich, um sich die jeweilige Software herunterzuladen.

Wenn Sie die App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website des jeweiligen Anbieters finden.

Bei der Nutzung von werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten können so Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die jeweiligen Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Die Angaben können sich von Version zu Version unterscheiden und sind abhängig von der jeweiligen Nutzung. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei Microsoft Teams als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat beim Tool-Anbieter gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DS-GVO kommt nicht zum Einsatz.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Schröder & Busse GbR oder des Notars Hr. Dr. Eifert verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung des Tool-Anbieters personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger:

• Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.

„Teams“ ist ein Dienst aus den USA. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DS-GVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 07.02.2022