Grundsätze der Datenverarbeitung

der Schröder & Busse GbR
und
des Notars Dr. Dennis Eifert

 

Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil Sie sich über unseren Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren wollen. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar. Diese sind dabei zunächst in einen Allgemeinen Teil und einen Besonderen Teil aufgeteilt. Der Besondere Teil liefert für bestimmte Verarbeitungen ergänzende Erklärungen. Sofern im Text der Begriff „Daten“ verwendet wird, sind jeweils allein personenbezogene Daten im Sinne der DS-GVO gemeint.

I. Allgemeiner Teil
1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Schröder & Busse GbR, vertreten durch Rechtsanwalt und Notar a.D. Dieter Busse, Rechtsanwalt und Notar Dr. Dennis Eifert, Rechtsanwältin Milkica Romic (im Folgenden: Schröder & Busse GbR), Mainzer Landstraße 69 – 71, D-60329 Frankfurt am Main, Deutschland E-Mail: legal@schroederbusse.de., Telefon: +49 (0)69 – 756087-50 Fax: +49 (0)69 – 756087-91

Notar Dr. Dennis Eifert mit Amtssitz in Frankfurt am Main, Mainzer Landstraße 69 – 71, D-60329 Frankfurt am Main, Deutschland E-Mail: legal@schroederbusse.de., Telefon: +49 (0)69 – 756087-50 Fax: +49 (0)69 – 756087-91

Sie finden weitere Informationen in unserem Impressum auf unserer Internetseite: https://www.schroederbusse.de/impressum/

2. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben. 

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DS-GVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DS-GVO und Art. 14 Abs. 4 DS-GVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt insbesondere,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
• um die beauftragte notarielle Tätigkeit im Rahmen der Ausübung des öffentlichen Amtes des Notars erbringen zu können (u.a. Erstellung von Urkundsentwürfen, Durchführung von Beratung, Beurkundung und Vollzug von Urkundsgeschäften aufgrund der bestehenden berufsrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Bundesnotarordnung);
• zur Korrespondenz mit Ämtern und Behörden im Rahmen notarieller Angelegenheiten (Grundbuchämter, Handelsregister, Standesämter, Finanzämter etc.)
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DS-GVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO
• Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO)
• Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)Die Amtstätigkeit des Notars erfolgt in Wahrnehmung von Aufgaben, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegen und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit e DSGVO)

Im Rahmen notarieller Tätigkeiten kann zudem für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Verpflichtung nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO bestehen (u.a. zur Anzeige bei Finanzämtern (einschließlich Grunderwerbssteuerstelle), Handelsregistern, Grundbuchämtern oder Standesämtern (u.a. bei Urkundstätigkeiten, die erbrechtliche Wirkungen haben) oder nach den bestehenden Geldwäschevorschriften. Ansonsten müsste der Notar die Übernahme des Amtsgeschäftes ablehnen.

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DS-GVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft, über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Die für die anwaltliche Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte gespeichert, d.h. sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, und danach gelöscht.

In Bezug auf notarielle Tätigkeiten gelten folgende Aufbewahrungsfristen gemäß § 50 Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV):

Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

• für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre,
• für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre,
• für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente 30 Jahre,
• für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der Sondersammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente 7 Jahre,
• für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und
• für die in der Generalakte verwahrten Dokumente 30 Jahre.Der Fristbeginn berechnet sich nach § 50 Abs. 2 NotAktVV. Für Unterlagen, die vom 1. Januar 1950 bis zum 31. Dezember 2021 erstellt wurden, gelten abweichend die Aufbewahrungsfristen gemäß § 51 NotAktVV. Abrufbar auf dem Gesetzesportal des Bundesministeriums für Justiz.

5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwalts- und Notargeheimnis bleibt unberührt. Dies gilt auch für die Mitarbeitende der Kanzlei und des Notars sowie die sonstigen Beauftragten. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwalts- und Notargeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen. Ungeachtet dessen bleibt die gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe unberührt.

Eine Verpflichtung zur Weitergabe kann im Notariatsverhältnis insbesondere gegenüber der Finanzverwaltung, öffentlichen Registern, wie Grundbuchamt, Handelsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, aber auch Gerichte, in Nachlass- und Betreuungsangelegenheiten (Gerichte und Behörden) und im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht zur Weitergabe an die Notarkammer bzw. Dienstaufsicht, die wiederum der Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in unseren Räumlichkeiten verarbeitet, sofern im Folgenden keine spezielleren Angaben gemacht werden.

7. Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. 

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. 

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DS-GVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

8. Unsere Datenschutzbeauftragte

Der Datenschutzbeauftragte der Kanzlei Schröder & Busse sowie des Notars Dr. Dennis Eifert erreichen Sie unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

advokIT Datenschutz
Weißmann Datenschutz GmbH

Datenschutzbeauftragter RA B. Rudolph
Stellvertretender Datenschutzbeauftragter RA P. Weißmann

Schirmerstraße 30
50823 Köln

Postanschrift:

Riemenschneiderstraße 4 
55543 Bad Kreuznach

Datenschutz[at]advokit.de

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

II. Besonderer Teil 

Für die weiteren Verarbeitungen gelten in Ergänzung zum Allgemeinen Teil die folgenden Besonderheiten. 

1. Besuchende der Webseite

Hinweise über die spezifische Datenverarbeitung auf der Webseite und in den Sozialen Medien finden Sie unter der Datenschutzerklärung der jeweiligen Webseite.

2. Audio- und Videokonferenzen 

Wir führen Audio- und Videokonferenzen durch, z.B. für Meetings oder Seminare. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse und technische Daten zur Abwicklung der Online-Kommunikation, von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung. Darüber hinaus kann der Anbieter des Tools auch Daten zur Verbesserung seiner Dienste und zur Bereitstellung personalisierter Produkte erheben.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar, da es die Effizienz und Effektivität unserer Geschäftsprozesse verbessert. Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Bitte beachten Sie, dass die Speicherdauer Ihrer Daten auch von den Datenschutzpraktiken des jeweiligen Anbieters abhängen kann. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzrichtlinien des Anbieters für weitere Informationen zu konsultieren.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Hinweis zur Verantwortung: Videokonferenztools sind seit Inkrafttreten des aktualisierten Telekommunikationsgesetzes (TKG) und Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) Telekommunikationsdienste. Als Nutzer der Tools sind wir für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in unserem Einflussbereich verantwortlich. In Bezug auf die Verarbeitung der Metadaten ist der Anbieter des Telekommunikationsdienstes verantwortlich.

Hinweis zum Einsatz über den Browser: Sollten Sie das jeweilige Konferenz-Tool über Ihren Web-Browser aufrufen, dann erfolgt die Verarbeitung der Daten ausschließlich über diesen. In diesem Fall werden nicht alle Funktionen des jeweiligen Tools zur Verfügung stehen

Eingesetzte Konferenz-Tools

Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:

Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. 

Microsoft Teams verarbeitet verschiedene Arten personenbezogener Daten, einschließlich Inhalt Ihrer Besprechungen, Chats, Voicemails, freigegebenen Dateien, Aufzeichnungen und Transkriptionen, Profildaten, Anrufverlauf, Daten zur Anrufqualität, Support-/Feedbackdaten, Diagnose- und Dienstdaten. Microsoft speichert Ihre Daten für die Mindestdauer, die für die Bereitstellung des Diensts erforderlich ist und löscht alle Kopien der persönlichen Daten innerhalb von 30 Tagen nachdem ein Benutzer die Daten gelöscht hat. Für detailliertere Informationen, bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?contact=true&id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 03.08.2023