Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten bei Mandatsbeginn oder der Beauftragung des Notars

(Art. 13 und 14 DSGVO)

Hinweise zur Datenverarbeitung

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragtenn

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Schröder & Busse GbR, vertreten durch Rechtsanwalt und Notar a.D. Dieter Busse, Rechtsanwalt und Notar Dr. Dennis Eifert, Rechtsanwältin Milkica Romic (im Folgenden: Schröder & Busse), Mainzer Landstraße 69 – 71, D-60329 Frankfurt am Main, Deutschland Email: legal@schroederbusse.de., Telefon: +49 (0)69 – 756087-50 Fax: +49 (0)69 – 756087-91

Notar Dr. Dennis Eifert mit Amtssitz in Frankfurt am Main, Mainzer Landstraße 69 – 71, D-60329 Frankfurt am Main, Deutschland Email: legal@schroederbusse.de., Telefon: +49 (0)69 – 756087-50 Fax: +49 (0)69 – 756087-91

Der Datenschutzbeauftragte des Notars Dr. Dennis EifertRA Jochen Schimke ist unter der o.g. Anschrift beziehungsweise unter datenschutz@schroederbusse.de erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung
Wenn Sie uns als Rechtsanwälte mandatieren oder den Notar Dr. Dennis Eifert mit einer notariellen Angelegenheit beauftragen, erheben wir folgende Informationen:

  • Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort
  • Staatsangehörigkeit
  • Familienstand
  • eine gültige E-Mail-Adresse,
  • Anschrift,
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), Telefax
  • Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind (Rechtsanwaltsmandat)
  • Informationen, die für die Durchführung der notariellen Tätigkeiten (u.a. den Urkundsentwurf) erforderlich sind. Hierbei kann es handeln u.a. um Kopien von Personalausweisen (u.a. zur Erfüllung der Identifizierungspflichten nach den geltenden Geldwäschevorschriften), Steueridentifikationsnummer, Grundbuchdaten (für den Entwurf von Grundstücksverträgen), Personenstammdaten (u.a. bei Erbangelegenheiten),
  • In bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen auch Daten zur familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit;
  • In bestimmten Fällen auch Daten aus Rechtsbeziehungen zu Dritten, z.B. Aktenzeichen, Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten,
  • Daten aus öffentlichen Registern (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister)

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

  • um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
  • um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
  • um die beauftragte notarielle Tätigkeit im Rahmen der Ausübung des öffentlichen Amtes des Notars erbringen zu können (u.a. Erstellung von Urkundsentwürfen, Durchführung von Beratung, Beurkundung und Vollzug von Urkundsgeschäften aufgrund der bestehenden berufsrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Bundesnotarordnung);
  • zur Korrespondenz mit Ämtern und Behörden im Rahmen notarieller Angelegenheiten (Grundbuchämter, Handelsregister, Standesämter, Finanzämter etc.)
  • zur Korrespondenz mit Ihnen;
  • zur Rechnungsstellung;
  • zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die Amtstätigkeit des Notars erfolgt in Wahrnehmung von Aufgaben, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegen und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit e DSGVO)

Im Rahmen notarieller Tätigkeiten kann zudem für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Verpflichtung nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO bestehen (u.a. zur Anzeige bei Finanzämtern (einschließlich Grunderwerbssteuerstelle), Handelsregistern, Grundbuchämtern oder Standesämtern (u.a. bei Urkundstätigkeiten, die erbrechtliche Wirkungen haben) oder nach den bestehenden Geldwäschevorschriften. Ansonsten müsste der Notar die Übernahme des Amtsgeschäftes ablehnen.

Die für die anwaltliche Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht.

In Bezug auf notarielle Tätigkeiten gelten folgende Aufbewahrungspflichten (§ 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notare)

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (18 Abs. 4): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. Verfügungen von Todes wegen getroffen werden,
  • Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre,
  • Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 der Dienstordnung für Notare in der ab 1.1.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Satz 1 100 Jahre aufzubewahren. 3Die vor dem 1.1.1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in Satz 1 Spiegelstrich 1 und in Satz 2 genannten Fristen bis auf weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. 4Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. 5Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

Es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. bewahren wir die Originalurkunden für eine unbegrenzte Dauer auf (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Im übrigen gilt auch hier für die Handakten des Notars vorstehender Absatz.

3. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen bzw. erteilten Aufträgen an den Notar erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwalts- und Notargeheimnis bleibt unberührt. Dies gilt auch für die Mitarbeiter des Anwalts und Notars und die sonstigen Beauftragten. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwalts- und Notargeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

Ungeachtet der vorstehenden Regelungen ist der Notar mitunter zur Weitergabe verplfichtet, u.a. gegenüber der Finanzverwaltung oder im Rahmen de Weitergabe an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handelsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte, in Nachlass- und Betreuungsangelegenheiten (Gerichte und Behörden) und im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht zur Weitergabe an die Notarkammer bzw. Dienstaufsicht, die wiederum der Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@schroederbusse.de